Как оформить ежедневник: внедряем эффективные техники тайм-менеджмента в свое ежедневное планирование. Как вести ежедневник.

Сядьте за 20 минут до конца дня и составьте план на завтра, не откладывая его на утро. Если у вас есть хороший план на день, вам не придется лежать без сна, обдумывая свой день перед сном.

Как вести ежедневник: пошаговая инструкция и 14 главных правил организации своего дня

Планирование — это часть жизни каждого, кто хочет быть успешным. В этой статье я рассказываю, как правильно вести ежедневник. Правильный ежедневник поможет вам эффективно распоряжаться своим временем и не отвлекать вас от выполнения поставленных задач.

Для чего нужен ежедневник

У каждого успешного предпринимателя есть планировщик или календарь, но люди просто не берут на себя труд грамотно планировать свое время.

1. Расстановка приоритетов. Можно разделить дела на главные – наиболее приоритетные задания и менее важные – не требующие немедленного решения дела.
2. Расчет времени. Помогает оценить сколько временных ресурсов будет потрачено на выполнение той или иной задачи, что впоследствии поможет проанализировать день и эффективно спланировать свою работу.
3. Усиление мотивации. В ежедневнике важно распланировать не только свое рабочее, но и свободное время. Это поможет уделить достаточно времени каждому вашему хобби. В дневнике следует также выделить страницу для своих успехов, на которую записывать все достижения .
4. Повышение трудоспособности. Выделив и выполнив наиболее приоритетные задачи, и лишь затем, переходя к остальным делам, человек успевает выполнить за день намного больше, чем, если бы он действовал «вслепую». Основное правило это начинать выполнять сложные и длительные задачи, чтобы потом можно было легко переключиться на простые и быстрые дела.

Уже из этих четырех пунктов ясно, что планировщик — вещь необходимая, если вы хотите быть успешным. Однако, несмотря на всю его полезность, не все знают, как правильно вести календарь.

Как правильно вести ежедневник

Разделение графика на жесткий и гибкий

Жесткий график — это привязка задания к определенному времени и невозможность его выполнения в любое другое время. К таким заданиям чаще всего относятся поручения, приказы или встречи. Гибкий график — это любые задачи, которые можно выполнить в любое время или отложить на определенную дату. К гибкому графику также относятся все ежедневные задачи, которые не расписаны по времени и должны быть выполнены в течение дня. К ним относятся, например, проверка электронной почты, сортировка документов или хобби.

Ошибка, которую совершают многие люди, не умеющие заполнять календарь, заключается в том, что они делят время по часам между гибкими задачами. Такой строгий распорядок дня приводит к нервным срывам, особенно если не все удается сделать вовремя. Например, вы можете опоздать на работу, что повлияет на ваш график, который записан в личном календаре. Это повлияет на вашу мотивацию и продуктивность, поэтому следует выполнять только те задачи, которые необходимо сделать вовремя.

Приоритет задач

Вторая наиболее распространенная ошибка — просто делать дела по мере их поступления, не учитывая важность каждой задачи. Когда вы составляете план, вам необходимо учитывать важность каждой задачи. Если перед вами стоят серьезные и срочные задачи, не откладывайте их на потом, чтобы заняться мелкими, неважными делами, которые были поручены вам недавно, но находятся выше в вашем списке. Используйте таблицу Эйзенхауэра в качестве руководства и присвойте каждой новой задаче определенный приоритет важности. Пример ранжирования важности может выглядеть следующим образом:

• А – высокая важность. Если не выполнить эту задачу точно в срок, это повлечет опасные последствия. К задачам с такой степенью важности следует приступать безотлагательно. Если важных задач несколько, то помечайте их А1, А2 тоже по приоритету.
• Б – средняя важность. При не выполнении задания этой категории серьезных или опасных последствий не будет, но их стоит выполнить для упрощения своей жизни. Например, покупка продуктов, это дело, которое можно отложить, но если отложите, то не сможете приготовить на ужин свое любимое блюдо. Это не опасно, но выполнение этой задачи даст вам возможность удовлетворить свою потребность.
• В – низкая важность. Задачи этой категории вам не так нужно делать, и не выполнение их, последствий не принесет, но выгодно скажется на вашем здоровье или на профессиональной деятельности, если вы сделаете это. Примеры – повесить картину, посетить спортзал, убрать в квартире и другие подобные дела.

Вместо букв можно также использовать специальные символы, которые отображаются рядом с заданием. Пример:

• красный треугольник – задача высокой важности;
• желтый квадрат – средняя важность;
• зеленый круг – низкая важность.

Неприятные дела – «Лягушки»

В вашем списке дел всегда найдется неприятная, а иногда и ужасная задача, которую необходимо выполнить. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». В календаре такие задачи должны стоять на первом месте, и с них следует начинать свой день.

1. Эти задачи неинтересные и требует приложения большого количества сил для их выполнения.
2. Утром человек находится на пике своих сил.
3. Выполнив самую сложную задачу утром, вы наполнитесь энергией и будете готовы к выполнению остальных дел, без ощущения нависшей над вами тяжелой задачи, которую вы откладываете.

Бумажный или электронный

Формат еженедельного календаря определяется задачами, а также привычками и удобством. Но опять же, еженедельный календарь — это как книга: если вы считаете, что лучшая книга — это электронная книга, значит, электронная книга — лучшая. Если вы тактичный человек, то для вас лучше всего подойдет бумажный. У каждого формата есть свои преимущества.

• вряд ли потеряется;
• в сервисах организации задач (особенно командных) типа Trello, Notion или Jira, можно создавать удобные преднастроенные визуализации;
• им легко делиться с коллегами, что сильно упрощает совместную работу.

• не отвлекает оповещениями и позволяет лучше сосредоточиться;
• физическая площадь ограничена, помещается сравнительно небольшой объем информации, поэтому внимание фокусировать легче;
• возможности для визуализации ограничены только творческими способностями собственника.

«Я всегда учу людей работать с блокнотами и недельными тетрадями, чтобы структурировать свои мысли. Они пробуют это и на бумаге, и на планшете, и я обнаруживаю, что они предпочитают бумагу. Ведение блокнота в электронном виде требует предварительной практики. Чаще всего люди не хотят думать о сложности цифрового дневника, они хотят полностью расслабиться и позволить своим спонтанным мыслям течь», — говорит Катерина Богина, соучредитель и генеральный директор группы тренинговых компаний Insight.

В последнее время появляется все больше исследований, показывающих целесообразность «отпускания» письма ручкой и бумагой в повседневной практике. Норвежские исследователи обнаружили, что человек лучше запоминает то, что пишет от руки, чем то, что печатает на клавиатуре. Письмо помогает детям развивать память, а взрослым — сохранять ее.

Электронный дневник, с другой стороны, позволяет быстро записывать и корректировать свои цели, а в случае затягивания дел достаточно сделать пару касаний, чтобы изменить статус задачи. Недостатком является то, что это увеличивает вероятность того, что вы начнете откладывать, поскольку психологически все легко меняется, например, опоздание будильника.

С печатным календарем сложнее изменить планы: владелец видит всю историю корректировок и дисциплинирован. Но ведение такого календаря требует мотивации, к тому же он занимает место в сумке и на столе. Кроме того, бумажный календарь легче забыть.

Анастасия Жигач, журналист и автор книги «Икебизнес: как начать и сохранить свой бизнес» (совместно с Андреем Лушниковым), уже несколько лет использует комбинацию бумажного дневника и заметок в iPhone. Первый помогает ей держать в голове стратегические задачи на ближайшую неделю, месяц и год и отслеживать их выполнение. Второй помогает ей записывать новую профессиональную и личную информацию, которую нужно немедленно зафиксировать, чтобы потом использовать ее в электронном виде.

Принципы оформления

При составлении календаря важно, чтобы каждая задача попадала в одну из стандартных/повторяющихся категорий — тогда распределять время между делами станет намного проще. Тони Урбан, основатель и генеральный директор сервиса по разработке презентаций на основе ИИ DeckRobot, следует этому принципу, например:

1. «Клиенты» — самые важные и срочные задачи для бизнеса. Этот список дел лучше держать «чистым» и выполнять в первую очередь.
2. «Инвесторы» — тоже важные дела, но, как правило, дедлайны здесь намного комфортнее, чем с клиентами, и можно даже задержаться ради клиентских активностей.
3. «Бизнес-операции» — не всегда важные, но иногда срочные дела, вроде подписания документов для государственной отчетности.
4. «Сотрудники/найм» — сюда попадают несрочные, но важные дела, которыми надо заняться вдумчиво.
5. Прочее — все, что не попадает в предыдущие категории.

«Простой еженедельный календарь также может стать отличным инструментом развития, если вы «прикрутите» к нему эффективные подходы к самоорганизации. Например, вы можете разделить свое время на так называемые спринты — еженедельные, двухнедельные, ежемесячные — в которых основное внимание уделяется конкретным задачам. Задачи планируются на момент начала спринта, а по его окончании проводится подведение итогов.

Хорошо помогают контрольные списки, которые помогают фиксировать новые еженедельные привычки — например, медитацию или потребление воды. Эксперты советуют постоянно проводить внутренний анализ: что вам понравилось за неделю, что вас разочаровало, за что вы можете себя похвалить, что можно улучшить и что изменить. Это похоже на постоянный цикл самосовершенствования: таким образом, еженедельный дневник становится своего рода приборной панелью своей жизни.

Когда вы начинаете делать визуальные заметки в еженедельнике, вы также учитесь мыслить более логично и меньше забывать. Более того, вы можете не только писать текст, но и добавлять небольшие фотографии, иконки и рисунки, которые способствуют развитию творческих способностей, а значит, и памяти.

Самый полезный принцип — использовать ежедневник постоянно, чтобы он стал единственным местом, где функциональная информация хранится в дневниковой форме. Иногда такой подход помогает найти нужный номер телефона спустя годы, просто потому что человек примерно помнит, когда он его туда записал и почему.

Как не бросить вести ежедневник

Как и любая другая рутина, ведение дневника полезно, когда оно приносит реальную пользу. Если вы ведете его по ритуальным соображениям, а не для того, чтобы действительно выполнять задачи, он будет иметь мало смысла и, следовательно, будет менее мотивирующим.

Но не превращайте дневник в орудие членовредительства, требуя, например, идеального заполнения документа или достижения всех записанных целей. Чем менее требовательны вы будете, тем больше вероятность того, что новшество приживется. Любая привычка развивается и укрепляется в течение 66 дней ежедневной практики, помните об этом.

Это работает точно так же, как попытка не прекращать заниматься спортом или ходить в спортзал: Делайте это по одному дню за раз. Психологи сходятся на «трех китах» формирования привычек: триггер, модель действия, награда: «Я открываю дневник, наливаю утренний кофе — это мой триггер, я смотрю сначала на свой рабочий дневник, потом на личный дневник, сразу же вношу изменения — это моя модель действия, я допиваю кофе и съедаю печенье — это моя награда».

Bullet Journal

В основе этого принципа лежит идея гибкого планирования. Отлично подходит для ведения личных записей. Bullet Journal — это смесь календаря, списка дел, отслеживания привычек и многого другого. Это своего рода лоскутное одеяло, которое помогает вам организовать свое личное время.

Важно. Этот вариант дневника не для ленивых. Вам придется полностью взять оформление в свои руки: разделить блокнот на разделы, нарисовать ярлык, написать символы.

Для пул-журнала вам понадобится блокнот или тетрадь. Страницы по возможности нужно пронумеровать заранее, иначе придется делать это самостоятельно.

В начале должно быть оглавление. Мы можем сделать это позже, когда закончим с содержанием. На следующих страницах мы составим план на полгода. Затем следуют планы на месяц, неделю и день. Это основные разделы планировщика.

После того, как вы закончите, вы можете дать волю фантазии и добавить все, что захотите: систему отслеживания привычек, список книг, которые вы хотите прочитать, и фильмов, которые хотите посмотреть, книгу цитат, планирование питания и физических упражнений и т.д. Самое главное — не забыть перечислить все эти разделы в оглавлении.

В классическом варианте метода также существуют условные обозначения:

1. точка – простая задача;
2. звездочка – задача повышенной сложности;
3. кружок – важное событие;
4. восклицательный знак – интересная идея, которую нужно запомнить;
5. черточка – заметка.

Вы также можете придумать свои собственные условные обозначения, если Вам не нравятся предложенные.

1. Практичный и многофункциональный вариант.
2. Можно оформить его с учетом личных особенностей и предпочтений.
3. Отлично подойдет творческим натурам и людям настроения, так как отсутствуют жесткие правила.
4. Вести его приятно и нескучно за счет разнообразия “начинки”.
5. Отдельный плюс – наличие оглавления. Можно легко ориентироваться в своих записях.

1. Требует времени и сил для оформления.
2. С непривычки может показаться слишком сложным и мудреным со своими списками, чек-листами и условными обозначениями.

Внедрение техники “Автофокус”

Флипчарт или блокнот с линейкой — хороший способ применить этот метод на практике. Запишите все задачи, которые стоят перед вами. Пишите их в любом порядке и не беспокойтесь о формулировках. Главное, чтобы они были понятны вам.

Вы можете выделить срочные или требующие времени задачи жирным шрифтом с помощью маркера или записать их. Когда у вас будет полный список, можно переходить к выполнению задач. Сначала займитесь срочными задачами. Как вы знаете, избежать их невозможно.

Затем вы можете переключиться в режим свободного поиска и делать дела в том порядке, в котором вам хочется. Двигайте глазами по списку. Задача, которая привлекает ваше внимание в конкретный момент, выполните ее.

Преимущества метода:

1. Можно использовать любой блокнот или тетрадь.
2. Система проста и понятна каждому.
3. Не требуется много времени на оформление.
4. Отсутствуют жесткие рамки и ограничения.

1. Некоторые дела могут попросту потеряться в большом списке.
2. Самые сложные и объемные задачи будут постоянно откладываться.

Техника Помодоро на бумаге

В методе Pomodoro для управления временем существует четкое разделение между работой и отдыхом. Суть заключается в том, что вы сосредоточенно работаете в течение 50 минут, а затем отдыхаете 10 минут. Время может варьироваться.

Как вы можете вписать его в свой календарь? Каждый день должен быть разделен на временные интервалы, соответствующие вашим когнитивным возможностям. Измерьте время, которое вы можете посвятить задаче, не перенапрягаясь. Это и есть оптимальное рабочее время. Теперь разделите его на 5. Это ваше время отдыха.

Теперь вы можете составить график работы. Запишите четкое время, когда вам нужно приходить на работу, и время, когда вам нужно отдыхать. Неплохо также написать, что именно вы будете делать в течение каждого времени. Вы также можете установить несколько будильников в соответствии с вашим расписанием, чтобы вам не приходилось следить за временем в голове.

Преимущества метода:

1. Вы всегда знаете, что нужно делать в конкретный момент времени, и не тратите время и ментальные силы на выбор занятия.
2. Работа и отдых хорошо сбалансированы, что позволяет избежать истощения.
3. Регулярное применение этого метода развивает концентрацию внимания.

1. Жесткие временные рамки могут стать помехой в условиях форс-мажора.
2. Не подойдет людям, которые работают по строгому расписанию.

Ежедневник: для чего он нужен и что в него записывать?

В этой статье вы узнаете, что такое ежедневник, как его вести, какие бывают виды ежедневников и почему вообще стоит тратить свое драгоценное время на это занятие.

Ежедневник (также называемый планировщиком) — это небольшой блокнот, в который пользователь заносит информацию по своему усмотрению. Существует множество различных методик, которые помогут вам использовать ежедневник более эффективно и извлечь из него максимальную пользу. Что я должен написать своему агенту? Надо сказать, что этот маленький блокнот не имеет строгих ограничений в использовании. Вы можете записывать в ежедневник самую разную информацию и подстраивать гибкий ежедневник под свои нужды для максимального удобства и удовольствия.

Тщательно продумайте, что вы будете записывать в свою программу:

1. Распорядок собственного дня, внесенный на страницы, значительно упростит ваш день. Не стоит больше держать большое количество информации в голове и беспокоится о возможности забыть что-либо.
2. Задачи, которые вам нужно решить. Составьте грамотный и четко структурированный порядок задач, которые вам необходимо выполнять каждый день. Таким образом, вы не только повысите свою эффективность, но и приобретете чудесную возможность ставить перед собой крупные цели, которые будут исходить из ваших мелких, ежедневных задач.
3. Мысли, которые вы запишите, и к которым сможете вернуться через некоторое время. Есть шанс, что у вас получится масштабировать и развить простую идею в грандиозный проект.
4. Если не знаете что писать в ежедневнике, то запишите свои эмоции. Вынеся негативные эмоции на бумагу, вы сможете значительно улучшить ваш общий эмоциональный фон, что положительно скажется практически на всех аспектах вашей жизни.
5. Ведите дневник. Запишите все происходящее за день в краткой форме, выделив самое важное и ценное событие, по вашему мнению. Таким образом, вы сможете обзавестись маленькими личными мемуарами.
6. Тайм-менеджмент. Правильно составленный, хорошо структурированный, продуманный ежедневник, может стать отличным инструментом для вашего тайм-менеджмента. Выделяя конкретное время для решения конкретных задач каждый день, вы гарантированно сможете заметно увеличить коэффициент полезного действия вашего труда.

Как вести ежедневник?

Если вы примете к сердцу эти простые, практические советы по ведению календаря, вы сможете использовать свое время более эффективно и получить максимум удовольствия от процесса. Стоит отметить, что календари обычно бывают двух видов. Датированные и недатированные. Датированный календарь предназначен для структурирования дня по датам и обеспечения четких временных рамок для выполнения различных задач. Недатированные календари в основном используются художниками, которые не хотят придерживаться конкретных временных рамок. Ниже приводится ряд коротких и эффективных советов по ведению аккуратного календаря.

1. Не вносите неважную информацию. Не стоит в ежедневнике вносить данные о выпитой чашечке кофе и потраченным времени на это действие. Разве что у вас настолько загруженный день, что для небольшого кофе-брейка стоит выделить конкретное время.
2. Не ленитесь вести планер ежедневно. Не стоит забывать, что максимальная отдача от любого процесса лежит в систематическом подходе и четком выполнении всех пунктов ежедневно.
3. Попытайтесь поставить временные рамки напротив каждой из ваших задач на день. Это позволит вам не тратить драгоценное время на пустяки и выполнять больше полезных действий за день.
4. Вычеркивайте уже выполнение позиции. Это, во-первых, приятно, поскольку будет виден на лицо результат законченного дня, а во-вторых, позволит избежать путаницы во внесенной информации..
5. Выберите подходящую для вас систему ведения записей.

Как видите, существует множество вариаций того, что можно писать в ежедневнике. Вы можете вести дневник в свободной форме, не используя никаких специальных техник. Однако если у вас есть конкретные цели ведения дневника, мы приведем примеры использования различных систем и техник ведения дневника.

Мы приведем вам пример самых эффективных правил в использовании планера

1. Пронумеруйте страницы. Если вы знаете что писать в ежедневнике, то быстро ориентироваться в поиске нужной вам информации просто необходимо.
2. Составляйте заметки. Укажите пожелания к выполнению каждой из поставленных вами задач. Для особо важный дел придумайте свой способ выделения.
3. Создавайте тематическое оглавление записей. Это позволит вам не теряться среди большого количества записей и быстрее находить нужное в данный момент
4. Заведите календарь. Структурируйте события по датам, это позволит не перегружать ваш день.
5. Временная графа. Разделяя день по часам гораздо проще выполнять поставленные задачи.
6. Особая графа для дел, которые вы перенесли или отложили.
7. Выделяйте события или встречи особым способом. Например, обводите в кружок или закрашивайте каким-то цветом.
8. Выделите несколько страниц в конце для формирования глобальных целей, которые вам необходимо достичь в четко установленный период времени. Таким образом, сформировав цель, вы сможете выстроить список необходимых к выполнению задач в установленный отрезок времени, что приведет к неминуемой реализации вашей масштабной цели.

Что писать в ежедневнике?

Вы сами должны определить степень важности и значимости задач. Существуют различные методы ведения календарей, разработанные опытными специалистами по тайм-менеджменту, позволяющие наилучшим образом использовать ваш самый ценный ресурс — время. Например, календари, основанные на методе признанного американского гения Стивена Кови или основателя российской школы тайм-менеджмента Глеба Архангельского.

Если вы будете вести такой график, вы не будете задаваться вопросом, что записать в календарь, потому что авторы разработали свои методики по принципу интуитивного восприятия. Это значит, что даже тот, кто никогда не вел личный дневник, сможет понять, как использовать этот инструмент для управления своим временем. Однако эти календари довольно дороги по сравнению с теми, которые вы можете сделать сами. Если вы решили отказаться от покупки календаря и сделать свой собственный, вот несколько примеров того, как разработать и сделать свой собственный календарь.

Сначала вам нужно решить, какую информацию вы хотите разместить в своем календаре.

В зависимости от того, что вы решили, сделайте несколько ячеек и логически разделите пространство. В самом простом варианте на одной странице следует поместить точную дату, часовое деление дня и список самых важных дел на день. Не забудьте пронумеровать страницы.

Есть отличный способ — после каждого месяца оставлять место на одной или двух страницах для записи общих целей, которых вы хотите достичь в этом месяце. Не пишите их слишком много, потому что на практике эффективнее сосредоточиться на одной или двух конкретных целях. Более мелкие задачи для достижения цели можно написать внизу каждой страницы, чтобы у вас была четкая картина того, куда вам нужно двигаться и что нужно делать на каждом этапе.

Старайтесь, чтобы ваша информация была краткой и лаконичной. Не останавливайтесь на ненужных и громоздких записях. Также не забывайте быть конкретными. Старайтесь структурировать информацию по темам, событиям и задачам. Существует отличный инструмент, который поможет вам в двух словах ответить на вопрос, что писать в дневнике. Это матрица Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США предложил записывать дела в дневник и сортировать их исключительно по важности и срочности.

Получается большой квадрат, который можно разделить на четыре равные части: важно, срочно, важно, не срочно, неважно, срочно и неважно, не срочно. Это, на мой взгляд, одна из самых эффективных и практичных классификаций, которая не только помогает вам составлять список дел в календаре и корректировать их выполнение в зависимости от срочности, но и позволяет легко понять, сколько свободного времени вы вычитаете из категории неважных и несрочных дел.

Вы будете удивлены, сколько времени вы сможете освободить для более важных задач, таких как работа или семейные дела, что не менее важно. Чтобы использовать эту систему, вам не нужно покупать ничего, кроме маленького дешевого блокнота. Четыре небольших блока текста может нарисовать на бумаге любой человек.