Урок 6. Работа с информацией. Как правильно работать с информацией.

Содержание

Чтобы справиться с поступающими данными, необходимо изучить наиболее эффективные методы управления информацией, которые помогут вам распределять и организовывать информацию.

Урок 6. Работа с информацией

Важность правильного обращения с информацией сегодня неоспорима. Если прошлый век был веком промышленности, то в 21 веке самым ценным ресурсом, пожалуй, является информация.

Сегодня каждая перспективная, уважаемая и хорошо оплачиваемая профессия основана на данных, и развитие навыков критического мышления и сбора информации необходимо для успеха в любой профессии.

Если вы хотите быть успешным в школе, на работе или в жизни в целом, вы должны научиться находить, собирать, анализировать, исследовать, хранить и делать правильные выводы из информации.

Содержание:

Каждый день на нас обрушивается огромное количество информации. И если мы не сможем распределить данные и определить, какие из них полезны и ценны, а какие можно отбросить как ненужные, мы рискуем застрять в них и утонуть в них.

Царство информации — это та среда, в которой мы постоянно находимся сегодня, но не все, что мы узнаем, видим и слышим, может быть важным и значимым для нас. Данные должны подвергаться критическому анализу на предмет актуальности, надежности и правдивости.

Слишком большой объем информации приводит к поверхностному восприятию, что в свою очередь ведет к стереотипному мышлению, которое, кстати, является одной из характеристик сегодняшнего поколения.

Менталитет разъединения — это явление, при котором человек воспринимает и усваивает только небольшие и поверхностные части информации. В результате память засоряется огромным количеством самой разной, но, по сути, совершенно бесполезной информации.

Чтобы избежать этой коварной ловушки, мы также должны научиться правильно обращаться с данными, а это требует не только умения отличать нужное от ненужного, но и научиться различным способам работы с информацией.

Обо всем, что мы только что упомянули, мы поговорим ниже. После этого модуля вы будете иметь гораздо более широкое представление о том, как развивать и применять критическое мышление, что, несомненно, пригодится вам в повседневной жизни.

Для чего нужна информация

Информация может использоваться в стратегических, тактических и оперативных целях. Это определяет цель информации.

Стратегическая информация

Стратегическая информация используется для долгосрочного планирования и решения глобальных вопросов, а также в бизнесе, например, для поиска путей развития предприятий и организаций. Даже если данные такого рода не имеют прямого отношения к деятельности в момент их появления, они могут сыграть ключевую роль в судьбе человека или организации, инициировавших поиск.

Стратегическая информация может касаться региональных экономических тенденций, политических событий, изменений в мировой экономике, инновационных методов производства, современных технологий, рыночных факторов, конкурентов, партнеров, клиентов и т.д.

Например, структура стратегической информационной базы в контексте бизнеса может быть следующей:

Изучение сферы применения какого-то продукта.
Внешние факторы (такие как наличие сырья, экология, стоимость товаров и услуг).
Развитие бизнеса в различных регионах и за рубежом.

Проще говоря, стратегическая информация помогает найти ориентиры для постановки целей и определить направление движения.

Тактическая информация

В то время как стратегическая информация используется для определения направления развития, тактическая информация отвечает на вопрос, как именно достичь поставленных целей. Он помогает повысить эффективность планирования, выявить препятствия, улучшить деятельность, внедрить инновации, внедрить новые технологии и т.д.

Если вернуться к нашей бизнес-парадигме, то структура тактической информационной базы примет следующий вид:

Тактическая информация носит более практический характер и позволяет разработать комплекс конкретных мероприятий или подробный план действий для решения наиболее приоритетных задач.

Оперативная информация

Оперативная информация — это информация, которая может помочь решить текущие и неотложные проблемы. В бизнесе это может быть срочный поиск нового поставщика или клиента, разрешение форс-мажорной ситуации, устранение опасностей, которые могут привести к гибели компании. В профессиональной жизни это могут быть изменения в структуре организации, повышение по службе или слияние нескольких отделов. В повседневной жизни это может быть вопрос поиска прежней работы в случае внезапного увольнения, выбора специальности при поступлении в университет и т.д. Для решения подобных ситуаций необходима оперативная информация.

Базы данных оперативной информации содержат все, что может быть быстро применено в сложных ситуациях. Точность и достоверность фактов играют решающую роль, поскольку рассматриваемые вопросы могут оказать существенное влияние на всю деятельность отдельного лица, группы лиц или организации.

Хотя мы привели бизнес в качестве основного примера, не следует полагать, что стратегические, тактические и оперативные цели применения информации применимы только к этому сектору. Аналогичные цели можно поставить при планировании обучения, при разработке пошагового руководства по выходу из сложной экономической ситуации или при решении насущных проблем в любой сфере жизни. Главное — определить, какая информация является стратегической, какая — тактической, а какая — оперативной.

Теоретические основы поиска информации

Одна из особенностей информации в современном мире заключается в том, что информация попадает к человеку, даже если он ее не ищет. Тем не менее, необходимо знать основы сбора информации.

Прежде всего, следует помнить, что информация может различаться по своему восприятию (зрительному, слуховому, обонятельному, тактильному и вкусовому), по представлению (графическому, акустическому, текстовому и числовому) и по цели (общей, личной и конкретной).

Это различие также приводит к разнообразию источников информации. Наиболее важные источники включают:

✔	Средства массовой информации (радио, телевидение, газеты).
✔	Наиболее важными каналами СМИ является Интернет.
✔	Высокоспециализированные источники (научные статьи, фундаментальные труды, учебники, пособия и другая специализированная литература).
✔	Живые источники (друзья, коллеги, профессионалы и другие люди, которые могут предоставить информацию).

Чтобы сделать поиск информации максимально продуктивным, рекомендуется одновременно использовать несколько источников информации, желательно разных видов. Однако надежность источников имеет большое значение. Например, наиболее объективные и правдивые данные можно найти в научной литературе, энциклопедиях и словарях. Когда вы впервые сталкиваетесь с определенными материалами, вам следует проанализировать источники информации.

Более подробную информацию об исследованиях и закупках вы можете найти по этой ссылке. Мы рассчитываем, что вы отнесетесь к этому серьезно, и чтобы сэкономить время, мы перейдем к следующему вопросу.

«Не понял, но запомнил», или как уничтожить пассивную информацию

Под пассивной информацией Павел подразумевает запоминание фактов и суждений, которые мы не до конца понимаем, хотя готовы с ними не согласиться, будучи убежденными, что все прекрасно поняли.

На уроках обществознания, например, мы заучиваем наизусть, что такое «демократия», и способность воспроизвести заученное определение заставляет многих людей верить, что они действительно понимают значение этого слова.

В действительности мы знаем только «словесный ритуал», набор общих фраз, которые едва ли характеризуют явление. Мы охотно повторяем высказывание А. Линкольна о том, что «демократия — это правительство народа, избранное народом и для народа», но как это помогает нам понять, чем эта политическая система отличается от других? Большинство людей, продолжающих использовать клишированную терминологию, с трудом ответили бы на вопросы, которые Павел предлагает для самоанализа:

В чем разница между «правительством от народа» и «правительством для народа»? А между «правительством для народа» и «правительством народа, избранным народом»? «Правительство, избранное народом» — и «правительство, избранное народом»? И что вообще подразумевается под «народом»?

Непонятная информация прививается нам с помощью клише. Это видно на примере других, более простых понятий, из которых в нашем сознании строится окружающий нас мир: «солнце», «дерево», «река», «люди», «дом». Превращение явления или объекта в концепцию происходит естественным образом: Формируя понятие, мы выстраиваем его в систему образов; ни одно понятие не живет в одиночку, что подтверждает нашу склонность объяснять одно другим.

Статья по теме: Творческие проекты и работы учащихся. Зачем нужны социальные сети

Принципы работы с информацией: гибкость

Можно ли прочитать все так же быстро? Нет. Помните эту аксиому о быстром чтении. Читать все одинаково бессмысленно и неэффективно. Чем больше абстрактных слов содержит текст, тем больше времени требуется вашему мозгу для его обработки и тем медленнее он будет читаться.

Если текст полон метафорических слов и фраз, которые вы можете легко проследить в своей голове, тем быстрее он будет прочитан; мои посты, например, довольно абстрактны. Это пробуждает во мне желание делиться умными вещами. И если вы напишете историю «Петя пошел гулять со своей собакой, собака нашла старый ботинок, в котором была дырка», вы легко представите себе всю картину.

Сложные тексты с обилием неизвестных терминов читаются медленнее, думаю, это понятно. Также необходимо учитывать гибкость текста. В длинном тексте есть части, которые легко читаются. Скажем, вступления, примеры из жизни. Есть более сложные части, которые объясняют сложные мысли. В пределах одной и той же книги можно и нужно варьировать скорость чтения. Наша цель — переварить, а не просмотреть.

Подумайте, гибко ли вы подходите к чтению?

Принципы работы с информацией: Усвоение

Как связаны между собой чтение и здоровое питание? Книга может быть переварена, как еда, или оказаться на белом блюде через несколько часов. Для меня чтение — это усвоение текста. Речь идет о понимании смысла прочитанного, главной мысли автора, основной идеи. Речь идет о понимании и запоминании интересных и важных фактов и открытий. Он также выполняет цель чтения. Все это вместе — понимание прочитанного.

Если книга влетает в одно ухо и вылетает из другого, как пустой разговор, то какой от нее толк? Лично мне нравятся книги о блюдах поваров, классика Достоевского, Пастернака и Толстого, а также современные книги Кови и Бьюкена. Я могу читать блюда обычных поваров, если они приготовили интересное блюдо. Но фастфуд не очень приемлем…. Иногда я устаю от высокой кухни и хочу быстро и просто поесть.

Что мне точно не нравится, так это переедание. Поедание книг. Вам это знакомо? Он способствует ожирению, только из-за него толстеет мозг.

Мы читаем, узнаем новое, меняем свою жизнь, свое поведение. Это здоровое питание. Если мы много читаем, но не усваиваем, не применяем, то каждая новая книга приносит все меньше пользы. Наши духовные поиски становятся все плотнее и плотнее из-за инерции. Есть люди, которые раскалывают книги, как орехи. Но книги не приносят им пользы.

Есть и те, кто мало читает, но многое из прочитанного применяет на практике. Кто получает больше результатов? Думаю, вы догадываетесь. Поэтому лично я стараюсь впитывать книги. Надеюсь, вы сделаете то же самое.

Принципы работы с информацией: применение

Я хотел бы поговорить с вами об одном конкретном совете. Я услышал этот совет от одного известного блогера на YouTube. Он спросил успешного человека, предпринимателя, инвестора, человека с широким кругозором. Он задал типичный вопрос, который мне часто задают. Возникает вопрос: «Как вы это делаете? Построить бизнес, управлять всем, быть настолько развитым. Мы читаем так много книг, проходим так много тренингов, даже учимся скорочтению. Но мы не получаем результатов…. Как вы это делаете?

Каков был ответ этого удивительного человека? Он сказал, что читает книги особым образом. Он читает, находит какие-то советы, которые еще не применял. Это может быть совет по бизнесу, по личной эффективности или по отношениям. А после прочтения он кладет книгу обратно, не открывая ее, с перевернутыми страницами. Прямо там, где он оставил совет. И он продолжает воплощать эти идеи в жизнь.

Поскольку он не применяет полученные идеи на практике, он не продолжает читать книгу и не начинает читать другие книги. Идеи либо отвергаются, либо принимаются на практике.

Какое отношение это имеет к работе с информацией, спросите вы? Это связано с тем, что все наше поглощение книг бессмысленно и бесполезно, если мы не применяем прочитанное на практике. Работа с информацией — это инструмент, а не цель. Цель — изменить нашу жизнь, улучшить что-то, узнать новую перспективу, задуматься о чем-то. Информация должна помочь нам реализовать идеи на практике.

Кстати, применение прочитанной информации — один из способов хорошо ее запомнить. Поэтому применяйте этот принцип, когда вы что-то изучаете.

Итак, я рассказал об основах, об основах работы с информацией. Возможно, для вас это покажется скучной теорией. Возможно, отчасти это выглядит именно так, но именно эти принципы помогают мне успешно управлять информацией и не захламлять голову всем подряд.

Эта статья является частью серии статей о работе с информацией

1. основные принципы работы с информацией, которую вы только что прочитали

Какая информация является важной, а какая второстепенной?

Каждая работа (будь то студенческая или исследовательская) будет представлять собой хорошее сочетание первичной (важной) и вторичной информации.

К первой категории относится информация, которая подчеркивает точку зрения автора и позволяет ему правильно ее подчеркнуть, доказать или опровергнуть, обосновать. Очевидными характеристиками важной информации являются:

Полнота сведений, то есть всестороннее освещение проблемы с различных позиций, временных рамок, различными методами и пр.;
Достоверность, которая является синонимом «надежности». О ней мы писали выше;
Понятность и доступность, то есть конкретные5 моменты и тема в целом освещается на простом и ясном языке, притом найти материалы легко – без лишней мороки, подписок и пр.;
Ценность и польза, то есть определенный вклад, вносимый в новое исследование (что именно подтверждает/опровергает) и пр.

БИК основывается только на самой важной информации. Поэтому к этой категории относятся от 3 до 5 основных первоисточников. Обычно это научные статьи, экспериментальные данные, материалы из авторитетных изданий и от успешных исследователей, всемирно признанных ученых и т.д. Все остальные источники, включенные в исследование, относятся к вторичным источникам и призваны дополнить материал новыми данными, пролить свет на тему или проблему с новой точки зрения, отметить новые аспекты и моменты, не включенные в основную информационную базу.

Вторичная информация также должна иметь отношение к рассматриваемой теме и вопросу. Однако при включении его в проект важно не переусердствовать. С помощью вторичных первоисточников автор может увеличить объем, добавить новый угол зрения на исследование, добавить новые элементы или направить тему/угол исследования в несколько ином направлении и т.д. Важно не потерять смысл и значение каждого слова, ценность и важность НИОКР, а сосредоточиться на исходной проблеме и иметь возможность проверить достоверность или недостоверность выдвинутой гипотезы.

Как отличить первичную информацию от вторичной? Первичная информация — это информация, исходящая непосредственно от автора или проверенная на практике и не требующая дополнительной проверки и экспертизы. Чаще всего она представлена в виде анализа, отчета с изложением дела и результатов его рассмотрения, а также выводов. Вторичная информация представлена в виде обзоров, комментариев, ретроспективного анализа, примеров и т.д. Четких оснований и доказательств нет, но выводы вполне логичны и теоретически обоснованы. Другими словами, она уже была объяснена ранее, представлена по-новому и теперь интерпретируется снова.

Статья по теме: Доверие между мужчиной и женщиной: психология отношений. Что такое доверие в отношениях

Нужна ли вам помощь профессора?

Мы будем рады помочь вам!

Как грамотно скомпоновать все виды информации в НИР?

Чтобы раскрыть вопрос и решить проблему, писатель должен сначала выбрать информационную базу, затем тщательно ее изучить, выделить значимые моменты и факты, а затем правильно интегрировать их в свое исследование. При этом важно отталкиваться от темы, цели и гипотезы, поскольку каждый ресурс должен находиться в конкретном «поле зрения» и помогать писателю не только изучить проблему, но и решить ее.

Независимо от характера и типа студента или исследовательского проекта, неизбежно возникнет множество первоисточников: первичных и вторичных, полезных и бесполезных, надежных и ненадежных. Однако для того, чтобы полностью разработать тему, решить проблему и достичь желаемой цели, важно сбалансировать все задействованные ресурсы.

Нередко студенты путают категории полезной, достоверной и первичной информации. В реальности все не так гладко и просто, не все полезные материалы надежны и т.д. Иногда даже надежный и документированный материал оказывается непригодным или ненужным для исследования, потому что он не находит места для включения или применения, или не вписывается в мировоззрение автора или его представление о том, чем он занимается.

Чтобы получить хорошо аргументированную исследовательскую работу, аргументированную авторскую точку зрения, оптимальное и эффективное решение, учитывайте следующие правила:

В основу проекта следует класть только качественную информацию, соответствующую ключевым правилам — актуальность данных, достоверность и надежность. Проверка гипотезы возможна только на основе точной информации и научных, реальных фактов;
Для подчеркивания авторской позиции и ее обоснования важно полагаться на полезные ресурсы, которые можно с легкостью перепроверить или не требующие дополнительных экспертиз, не вызывающих сомнений и пр.;
Ненадежные ресурсы лучше всего вовсе исключить из НИР или полагаться на них в крайних случаях (если невозможно найти достойную альтернативу, более подходящие первоисточники и пр.). Притом опытные авторы рекомендуют не отказываться от них полностью, а лишь умело, но в оптимальных или минимальных объемах задействовать в исследовании;
Дополнить исследование новыми фактами или сделать исследование оригинальным, задев смежный профиль, расширив границы (захватив смежные области и науки) можно с помощью второстепенных первоисточников, но не менее важно, чтобы они были актуальными, объективными, адекватными и проверяемыми. Главное – тщательно их перепроверять перед включением в НИР.

Чем меньше неподтвержденной, ненадежной и бесполезной информации содержится в исследовании или научной работе, тем качественнее и эффективнее будет работа автора.

Нужна ли вам помощь профессора?

Мы будем рады помочь вам!

Как грамотно работать с информацией при выполнении курсовых, дипломных и научных работ?

Для того чтобы исследовательская работа была точной и эффективной, объективной и качественной, писатель должен тщательно спланировать каждый шаг, начиная с утверждения темы и подготовки исследовательской работы.

Первым серьезным шагом в исследовании и решении проблемы является поиск и сбор информации. Здесь оправданы все средства. Для автора студенческого или исследовательского проекта важно собрать как можно больше информации, которая сосредоточена на утвержденной теме/проблеме и соответствует цели и плану исследователя. Здесь нет строгих ограничений: Можно искать информацию любым удобным и практичным способом, в любое подходящее время и т.д. Самое главное — это взаимосвязь между первоисточниками и темой, проблемой и целью научно-исследовательского проекта.

Второй шаг — обработка найденных первоисточников. На этом этапе автор должен распределить материал по категориям, как описано выше:

Первичная (важная) и вторичная (второстепенная) информация;
Полезные и бесполезные сведения;
Надежные и ненадежные первоисточники.

Третий шаг в работе с информацией — тщательный анализ и систематизация: определение соответствующего места в НИР, учет разработанного проекта, раздела/подраздела, замысла (гипотезы) и точки зрения автора, адекватности доказательств и т.д.

Во-первых, используйте основные первоисточники — первичные источники, экспериментальные источники и т.д. Затем дополните работу полезными и надежными источниками (это могут быть как основные, так и дополнительные источники, обзоры и т.д.). Только в конце исследования, в случае острой необходимости или для более полного описания проблемной ситуации, для расширения «границ», можно включить ненадежный и менее полезный материал, но под строгим контролем качества.

Последний этап — качественный обзор первоисточников: Важные и полезные факты могут быть воспроизведены или надлежащим образом процитированы (для большего веса и убедительности) и дополнены обзором различных подходов или мнений экспертов. Важно всегда ссылаться на источник, чтобы избежать проблем, связанных с плагиатом.

Дизайн информационной базы, независимо от ее характера и назначения, должен соответствовать общим параметрам ГОСТа и требованиям университета.

Таким образом, для проведения исследования недостаточно собрать как можно больше информации и переписать ее «своими словами». Важно понять его качество, актуальность и ценность, а также определить место каждого ресурса в проекте. Для этого необходимо распознать информацию, грамотно собрать ее и обработать.

Вы испытываете трудности в учебе?

Помощь в написании курсовых и дипломных работ!

Как работать с информацией?

Большинство государственных и юридических учреждений по-прежнему хранят свои записи в виде бумажных документов — несмотря на удобство электронных копий, этот вариант гораздо надежнее. Поэтому следующие рекомендации относятся как к электронным, так и к бумажным носителям.

Самый удобный способ работы с информацией — организовать документы так, чтобы их можно было быстро и легко найти. Следует создать три рабочих места, каждое из которых соответствует частоте доступа к информации.

Первая область — это данные, к которым вы обращаетесь ежедневно и которые должны быть в вашем распоряжении. В случае обоих типов носителей они располагаются на рабочем столе.

В случае с компьютерным столом не рекомендуется хранить на нем сами файлы. Это связано с тем, что данный раздел находится непосредственно в операционной системе Windows и на системном диске С. Если компьютер сломается, вы можете потерять все или часть данных на системном диске. По той же причине лучше не хранить информацию в разделе «Мои документы» — они также находятся в операционной системе. В случае сбоя проще сохранить файлы с других локальных дисков (D, E), поэтому сохраните информацию о первой зоне на этих дисках, создав ярлыки на рабочем столе.

Вторая зона — это информация, которую вы используете регулярно, но не ежедневно. В офисе это могут быть периферийные зоны и ящики стола, в электронной версии — хранение документов на локальных жестких дисках вне системы без появления ярлыков на рабочем столе.

Третья область — это архив. В нем содержатся документы, с которыми вы работали в прошлом и которые могут понадобиться вам в будущем: для подтверждения авторства, для использования содержащейся в них информации и для других целей. На компьютерах это, скорее всего, папка «file» в корневом каталоге локального жесткого диска, а на бумаге это могут быть полки, шкафы или отдельная картотека.

Для электронных носителей важным правилом является хранение файлов с общими расширениями, которые могут быть прочитаны всеми аналоговыми устройствами и версиями программного обеспечения.

Старайтесь хранить информацию таким же образом. Например, если вы решили хранить одну копию на облачном сервисе, а другую — на флэш-накопителе, следуйте этому решению, а не распределяйте копии по разным носителям. Если некоторые копии находятся на жестких дисках, некоторые на втором компьютере, некоторые на флешках, а некоторые в облаке, вы только запутаетесь. Должно быть не более двух типов носителей для хранения копий.

То же самое касается и бумажных документов — существует множество способов записи данных на бумаге, но следует выбирать только те, которые наиболее приемлемы для вас: документы, распечатанные с помощью принтера, ксерокопии, заявления, написанные от руки, и т.д.

Не забывайте, что в обработке информации есть и четвертая, анонимная область — мусорная корзина (реальная или виртуальная). Если информация устарела, если вы уверены, что она бесполезна, если она не имеет отношения к задаче — безжалостно удалите ее из своей области, иначе вы не сможете справиться с накопившимися данными.

Статья по теме: Заговор на отворот от соперницы. Чтобы соперница опротивела мужчине

Если у вас много информации для поиска (часто это файлы), ее следует разделить. Это могут быть темы («пейзажи», «животные», «люди») — так фотографы хранят свои файлы. Можно создать сортировку по временным периодам, например, папку с годом и папки по месяцам. Если в вашей работе важна хронология, вы можете легко вспомнить, к какому периоду относится информация, и найти ее по дате — так хранят информацию журналисты. Если в вашей работе много названий или имен, вы можете сортировать их по алфавитным папкам, например, по имени клиента.

Итог

Люди тратят много времени на чтение книг, прослушивание подкастов и просмотр видеолекций. Но что в конечном итоге остается с ними от полученных таким образом знаний? Действуют ли они в соответствии с принципами, которые почерпнули из великих книг? Размышляют ли они о том, чему научились? Используют ли они его для своей работы и личного развития? Думаю, большинство ответило бы «нет». Людям в современном цифровом обществе просто скучно. Описанная выше система помогает мне выйти из этой ситуации. Она позволяет мне структурировать и систематизировать все виды данных, распознавать и корректировать неочевидные взаимосвязи, лучше запоминать, обрабатывать и использовать новую информацию, обновлять ментальные модели. И все это очень помогает мне не только в саморазвитии, но и в работе. В последние годы я занимаюсь комплексными междисциплинарными экономическими исследованиями. То, что мы называем исследованиями будущего — «исследования будущего», предиктивная аналитика, исследования текущей культуры, наука о принятии решений. Эти области связаны с обработкой больших объемов информации и поиском слабых сигналов, паттернов и закономерностей. Я, наверное, не смог бы сделать это без моей системы.

Подпишитесь на Telegram-канал Daily Reminder, чтобы получать по одному ценному совету в день.

Три зоны

Первая зона – это данные, к которым вы обращаетесь ежедневно, они должны быть под рукой. В случае с обоими видами носителей они располагаются на рабочем столе.
Вторая зона – это информация, которой вы пользуетесь периодически, но не ежедневно. В кабинете это могут быть периферийные зоны и ящики рабочего стола. В электронном варианте — хранение документов на флеш-накопителе, дисках. Если же они хранятся на компьютере, то не стоит выводить ярлыки на рабочий стол. при необходимости вы всегда сможете найти их на системном диске.
Третья зона – архив. В нем содержатся документы, с которыми вы работали ранее и которые могут понадобиться в будущем. В компьютерном варианте это может быть папка «Архив», а в бумажном – стеллажи, шкафы, отдельный кабинет для хранения папок с документами.

Старайтесь хранить информацию таким же образом. Например, если вы решили хранить одну копию в облачном сервисе, а другую — на флешке, следуйте своему решению. Не распространяйте копии на разных носителях. Если некоторые копии находятся на жестких дисках, некоторые на втором компьютере, некоторые на флешках, а некоторые в облаке, вы только запутаетесь. Должно быть не более двух типов носителей для хранения копий.

То же самое относится и к бумажным документам. Существует множество способов записи данных на бумаге, но вы должны выбрать только те, которые наиболее приемлемы для вас: печатные документы, фотокопии, рукописные заявления и т.д.

Не забывайте, что в обработке информации есть и четвертая, анонимная область — мусорная корзина (реальная или виртуальная). Если информация устарела, если вы уверены, что она бесполезна, если она не имеет отношения к задаче — удаляйте ее безжалостно. В противном случае вы не сможете управлять накопленными данными.

Классификация

Если у вас много информации для поиска (часто это файлы), ее следует разделить. Это могут быть темы («пейзажи», «животные», «люди») — именно так фотографы хранят свои файлы.

Можно создать классификацию по временным периодам. Например, папка с годом, а внутри нее папки по месяцам. Если хронология важна для вашей работы, вы можете просто искать по временным периодам и находить информацию по дате — именно так журналисты хранят свою информацию.

Если в вашей работе много имен, вы можете рассортировать их по алфавитным папкам. Например, по имени клиента.

Есть некоторые виды работ, где используются все три метода сортировки. Например, досье сортируется в хронологическом порядке, рабочий материал сортируется по темам, а папка с клиентами содержит алфавитный список.

Точно такая же система может быть установлена для бумажных документов. Создайте тематические папки с ярлыками на корешке и пометьте их разными цветами или цифрами.

Бывает, что поступающие данные не соответствуют вашей организационной концепции. Что делать? Первый вариант — создать новую тему, второй — создать раздел «Другое». Здесь хранится информация, которая не подходит для других тем. Третий вариант — дать информации «отдохнуть». Через некоторое время вы сможете увидеть, к какой теме он относится, или вообще отбросить его.

Обработка информации

Чтобы эффективно работать с информацией, необходимо научиться правильно ее обрабатывать. После того как вы провели первичный анализ, отсортировали и распределили информацию по категориям, вам необходимо определить, как лучше ее усвоить.

В каком виде поступает к нам информация? Она может быть в печатном виде (книги, журналы, газеты), в виде видео- или аудиозаписей или в виде электронных документов. Кстати, большинство печатных документов доступны и в электронном виде. Вы можете выбрать, как вы хотите работать с информацией. Пожилым людям привычнее перелистывать страницы. Для молодых людей проще купить планшет с программой для чтения.

Что касается новостей, то их можно получать из печатных и электронных источников — газет или новостных сайтов. Новостные порталы обычно предпочтительнее, потому что новости появляются очень быстро, а количество доступной информации не ограничено. Недостатком является то, что агрегаторы новостей на веб-порталах обычно сначала публикуют новости, а потом проверяют их. Иногда они вообще не проверяют его. Поэтому вам необходимо знать, как ориентироваться в потоке информационного мусора. В газетах информация лучше проверяется. Из-за ограниченного объема наиболее важные новости концентрируются на главном.

Аудиофайлы — это очень удобный метод обработки информации. Если у вас есть магнитофон, вы можете надиктовать данные, а затем преобразовать их в текстовый формат. Это очень полезно, когда у вас нет времени писать или печатать. Кстати, некоторую информацию можно хранить в аудиофайлах, если ее не нужно передавать в бумажном виде.

Информацию для изучения или пересмотра можно получить, прослушав аудиозаписи — многие книги и учебные курсы представлены в аудиоформате. Это экономит массу времени: вы можете слушать аудиокниги на ходу, на них не влияют плохие условия освещения, у вас свободны руки, и вы можете выполнять простые задачи, например, по дому.

Электронная почта в Интернете является важным источником получения и передачи информации. Старайтесь каждое утро проверять свои почтовые ящики и сразу же сортировать письма. Если они вам не нужны, отправьте их в папку «Спам» (тогда вы больше не будете получать письма от этого адресата), а остальным отдайте предпочтение. На некоторые письма следует отвечать немедленно, а другие следует придержать до получения разъяснений или дополнительной информации.

Умение работать с информацией предполагает ежедневные манипуляции по сортировке и обработке поступающих данных. Не позволяйте письмам и документам, которые не были обработаны, задерживаться. Регулярно проверяйте папку «Другое», где хранится информация, с которой вы пока не знаете, что делать. Если он не понадобится вам в течение длительного времени, выбросьте его.

Идите в ногу с сезоном. Существует множество инструментов и программ, которые вы можете использовать для оптимизации своей работы с информацией. Не тратьте зря деньги и время, купите их и научитесь ими пользоваться — это окупится.

Если вы научитесь правильно обращаться с информацией, вы сможете сэкономить массу времени, которое раньше потратили бы на блуждание в лесу разрозненных сведений и данных. А время — это очень ценный трудовой ресурс, который можно использовать для собственного развития, профессионального роста или расширения бизнеса. Не тратьте его впустую.

Если вас заинтересовала тема работы с информацией, рекомендую прочитать об этом подробнее.<